Import: a dokumentum, a sorrend és a felelős

Mi dől el a rendelés előtt

Négy dolog dől el a rendelés előtt, és mind a négy a dokumentumban jelenik meg később. Az első a termékleírás: melyik cikkszám, milyen kivitelben. A második a mennyiség cikkszámonként, mert ebből lesz a mennyiségi sáv és a csomagolás. A harmadik a szállítási feltétel, amelyet Incoterms szerint kell rögzíteni, mert ez osztja el a fuvar, a biztosítás és a kockázat költségét a két fél között.

A negyedik a behozatali felelős személye. Ez a pont szokott utoljára tisztázódni, pedig elsőnek kellene: a behozatali felelős az, aki a vámeljárást lefolytatja, a terméket a saját nevében behozza, és akinek a nyilvántartásában a tétel megjelenik. Ha ez a személy a rendelés után derül ki, a dokumentumot újra kell készíteni.

A dokumentumok sorrendje

A sorrend nem formaság, hanem lánc: minden dokumentum a megelőzőre épül. Elöl áll a proforma, amely a mennyiséget, az árat és a szállítási feltételt rögzíti. Erre épül a kereskedelmi számla, amely már a végleges tételeket tartalmazza. Ezután készül a csomagjegyzék, amely a kartonszámot, a tömeget és a méretet adja — e nélkül a fuvar nem tervezhető.

A fuvarokmány a negyedik elem, és csak akkor áll rendelkezésre, amikor a tétel ténylegesen elindult. Ehhez kapcsolódik az eredetiség igazolása és a megfelelőségi dokumentum, amelyet a behozatali felelős a saját piacának szabályai szerint kér. A lánc akkor működik, ha a termékleírás mindegyik dokumentumban ugyanaz — egy eltérő szó a leírásban elég ahhoz, hogy a folyamat megálljon.

• Proforma: mennyiség, ár, szállítási feltétel.
• Kereskedelmi számla: végleges tételek.
• Csomagjegyzék: kartonszám, tömeg, méret.
• Fuvarokmány: a tétel elindulása után.
• Eredetiség igazolása és megfelelőségi dokumentum.

A termékleírás és a tarifális besorolás

A termékleírás pontossága nem esztétikai kérdés: ebből indul a tarifális besorolás, és ebből indul a megfelelőségi dokumentum is. A leírásnak a termék tényleges műszaki jellemzőjét kell tartalmaznia, nem a kereskedelmi nevét. Ugyanaz a tétel két különböző leírással két különböző besorolást kaphat, és ezt a különbséget utólag nehéz magyarázni.

A besorolást a behozatali felelős erősíti meg a saját piacának rendszere szerint. Mi ezen az oldalon nem közlünk tarifaszámot, vámtételt, adókulcsot és illetéket. Ezek az adatok országonként és időpontonként változnak, és csak hivatalos forrásból, a behozatali felelős által megerősítve érvényesek. Ahol ilyen adatot nem tudtunk ellenőrizni, ott a hiányt jelezzük, nem becsülünk.

A behozatali felelős szerepe

A behozatali felelős nem adminisztrátor, hanem felelős: az ő nevéhez tartozik a behozatali azonosító, az ő nyilvántartásába kerül a tétel, és ő felel a termék megfelelőségéért a saját piacán. Ezért a behozatali felelősnek már a minta jóváhagyása előtt ismernie kell a terméket, nem csak a számlát.

A gyakorlatban ez három kérdésre vezethető vissza. Ki a behozatali felelős, és rendelkezik-e érvényes behozatali azonosítóval? Ki fordítja le és ki hagyja jóvá a csomagolás szövegét? Ki őrzi a megfelelőségi dokumentumot, és meddig? Ha erre a háromra írásos válasz van, az import lebonyolítható. Ha nincs, a hiányzó válasz a kikötőben fog megszületni, a legdrágább helyen.

Mi történik, ha a dokumentum hiányos

A hiányos dokumentum nem áll meg magától: a tétel elindul, és a kikötőben derül ki, hogy egy adat hiányzik. Ilyenkor három költség keletkezik egyszerre: tárolás, módosítás és késedelem. A késedelem a legnagyobb, mert a polc közben üres, és a kiesett forgalom nem jelenik meg egyik számlán sem.

Ezért a dokumentumellenőrzés nem a fuvar után történik, hanem a gyártás előtt. A legegyszerűbb módszer: a proforma jóváhagyása előtt egyetlen lapon összeírni, hogy a termékleírás, a mennyiség, a csomagolás és a szállítási feltétel ugyanaz-e minden dokumentumban, és hogy a behozatali felelős adatai szerepelnek-e rajtuk. Ez a lap öt percet vesz igénybe, és a legtöbb késedelmet megelőzi.

Források és hivatkozások

A fenti gondolatmenet a minőségbiztosítás és a beszállítói lánc közismert, nyilvános szakirodalmára támaszkodik. A hivatkozásokat a szövegben [szerző, év] formában jelöltük; az alábbi lista a teljes bibliográfiai adatokat tartalmazza.

• [Deming, 1986] DEMING, W. Edwards. Out of the Crisis. Cambridge: MIT Center for Advanced Educational Services, 1986.
• [Juran, 1999] JURAN, Joseph M. Juran’s Quality Handbook. 5. ed. New York: McGraw-Hill, 1999.
• [Christopher, 2016] CHRISTOPHER, Martin. Logistics & Supply Chain Management. 5. ed. Harlow: Pearson, 2016.

Ellenőrzési megjegyzés: jogi, adózási, hatósági és piaci számadatot csak hivatalos forrás egyeztetése után közlünk. Ahol az egyeztetés nem járt sikerrel, ott az adatot nem írjuk ki — a hiányt jelezzük, nem pótoljuk. A katalógusra vonatkozó számok saját gyári adatlapjainkból származnak.

Kapcsolódó oldalak

• Kereskedelmi feltételekMennyiségi sáv, minimum, minta és a tétel átadása.
• Saját márkaMi változtatható szerszám nélkül, és ki felel a címkéért.
• Technológia és mérésA műszaki adatlap, a tömítettség és a mintavétel háttere.
• ÁrajánlatkérésA célország és a mennyiség megadásával indul az ajánlat.